長く利用しているオフィスでも、いつか「移転する時」がくるものです。狭くなった、古くなった、取引先との関係で、など、会社によって事情もさまざまです。
最近では、コロナ禍を経て、テレワークを導入した影響で以前ほどの広さのオフィスは不要として移転した企業もあります。そもそもの「オフィスのあり方」が変化しているのです。
いずれにせよ、「オフィスの移転」は、企業の成長・変革と密接に関わるものであり、その準備を含めて、時間やコストもかかるビッグプロジェクトです。本記事ではそのオフィス移転の「タイミング」について紹介します。
オフィス移転を検討するべきタイミングは、大きく3種類ある
まず、オフィスの移転を検討するべきタイミングは大きく3種類に分類できます。
- オフィスの賃貸借契約の満了・更新
- 経営環境、事業環境の変化
- 老朽化や設備、サービスの課題
「1.オフィスの賃貸借契約の更新」ですが、契約更新で賃料見直しが予想される、そもそも契約更新ができない契約になっているといったケースが考えられます。また、契約更新の時期以外に解約すると違約金が発生することもあります。そのため、「契約更新時期」そのものが「移転のタイミング」にもなり得るのです。
「普通借家契約」の場合、基本的に更新時期が来ると、特段申し出がない限り、自動的に契約は更新されます。そのため、「契約解除する場合は、更新の半年以上前に予告する」などといった契約になっていることがほとんどです。
一方「定期借家契約」の場合は、契約期間が満了すると再契約、あるいは契約満了に伴う移転になります。ちなみに、契約更新、解除時期のどれくらい前から移転の準備をするべきかというと、オフィスの規模や条件によって大きく異なります。
新たなオフィスの選定・契約、引っ越しの準備など、移転完了までは数年単位の時間がかかるケースもあります。
「2.経営環境、事業環境の変化」では、例えば、事業の成長に伴う増員によってオフィスが手狭になった、逆にテレワークが増加して広いオフィスが不要になったなどのケースがあります。また、より環境が良い立地への移転、オフィスにかかるコストの削減なども考えられます。従業員の増減、オフィスのあり方の変化などは、経営計画に関わる問題です。また、周辺環境の変化、例えば近隣の再開発などで環境が大きく変わった場合などもオフィス移転の検討対象となります。
「3. 老朽化や設備、サービスの問題」では、そもそも現在入居しているオフィスの老朽化が進んでいる、設備が古い、通信環境やセキュリティ対策を施すのに適していないといった場合です。古いオフィスの場合は耐震基準の問題も含まれてくるでしょう。また、管理会社のサービスが十分でないなどもここに含まれます。実際にオフィス移転を検討する場合には、これらの理由が単独ではなく、複数が重なっている場合も珍しくありません。
季節で考える「オフィス移転のタイミング」
会社の状況による「オフィス移転のタイミング」の他に、「季節」も重要になってきます。
前述の契約内容などが優先されるのですが、一年の中でどの時期に移転するかという問題もあるのです。まず、オフィス移転には「繁忙期」があります。
・決算期と重なる１～３月
・新体制が落ち着く５月
・年末に向かう９～11月
まず、「決算期と重なる１～３月」ですが、12月決算、3月決算の企業が多く、1～３月は「決算直後、あるいは直前」の企業が多くなります。そのため、企業そのものが繁忙期であることが多いのです。しかし、決算直前であることから経費計上の都合、12月決算でも新入社員の入社前に新しいオフィスの整備ができることなどのメリットもあり、オフィス移転の繁忙期になっています。
次の「新体制が落ち着く5月」は、まさに「決算が終わり、新入社員も落ち着き始めた時期」、つまり会社の中が比較的落ち着いている時期として、オフィス移転の繁忙期となっています。
3つ目の「年末に向かう９～11月」は、12月決算の企業の場合は節税対策になることが影響し、繁忙期となっています。
上記の繁忙期は、それぞれ企業にメリットがあるために繁忙期となっています。逆に繁忙期以外にオフィス移転を行えば、引越し業者のスケジュールが調整しやすい、コスト交渉の可能性も生まれるなどのメリットもあります。
まとめ
オフィスの移転は、企業の経営計画、ブランディング、従業員のモチベーションへの影響など、企業にとって非常に重要なことに関係します。最近では、通信環境やセキュリティ対策がどの程度可能か、災害対策への配慮など、オフィスに求められる「スペック」も多様化、高度化しています。実際にオフィス移転を検討するかどうかは別にして、「今のオフィスは、このままで問題がないのか」、「新たなオフィスを検討するとしたら、どのような条件が望ましいのか」といったことを定期的に検討することも重要です。改めて検討することで、現オフィスの課題が明確になること、その課題の深刻さを測れることになります。それを検討して「オフィス移転を具体化するか」を考えるといいでしょう。
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