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オフィスは単純にワークスペースの提供だけではなく、従業員にとって作業の効率化やモチベーションなどに影響するものです。オフィス移転のタイミングはオフィス環境を改善する良い機会とも言えます。
本記事では、オフィス移転時に参考となるように働く人の一人当たりの適正面積について解説します。

一人当たりの適正面積

オフィスの従業員一人当たりの適切な面積を確保することは、快適で機能的な労働環境を確保する上で重要なことです。
オフィスが狭くては業務効率や従業員満足度が低下し、逆に広すぎては動線が悪くなり、同じく業務効率が低下し、賃料・光熱費などのコストが上昇するなどのデメリットがあります。
自社内で適切な労働環境にするための適正面積について把握することが大切です。

一般的な面積数値

具体的な面積の話に入る前に、一人当たり面積の定義について考えてみましょう。
オフィスにおける一人当たり面積は、個別の執務スペース、そして会議室やその他アメニティスペースも含めた全てのスペースを、在籍社員数で割ったものです。
個別の執務スペースだけかと思う人もいるかもしれませんが、基本的には全てのスペースで考えます。

オフィスの面積は、企業の規模や業務形態や職種などによって異なりますが、一人当たり2坪(約6.6㎡)から4坪(約13.2㎡)が適正といわれています。この程度の面積を確保していれば、基本的に業務遂行には問題ないです。中には作業環境を充実させる必要がある職種など、適正範囲よりも広く「一人当たり面積」を考えなければならないケースもあります。

オフィスの規模や一人当たり売り上げを高めたい理由から、適正範囲よりも面積を圧縮したい場合もあるでしょう。厚生労働省『事務所衛生基準規則』が定める最低限の一人当たり面積は、約1.4坪(約4.8㎡)となります。もし圧縮したい場合も、約1.4坪以上は確保するよう気をつけましょう。

一人当たり面積と全体レイアウトの関連性

一人当たり2坪(約6.6㎡)から4坪(約13.2㎡)が適正だとわかりましたが、坪数ごとで具体的にどのようなオフィスレイアウトが作れるものなのでしょうか。

1~3坪は働くための最低限の設備が設置できるものの、それ以外のスペースは少し難しい広さになります。もし1~3坪でゆとりを持たせたいなら、フリーアドレス制や、1つのスペースを他の用途でも使えるような何らかの工夫を取り入れる必要があります。

4坪以上ではゆとりのある執務スペースや複数のミーティングスペース、カフェスペースなどあらゆる設備を設置しやすく、自社のこだわりを存分に詰め込めます。

ほかエンジニアなどの作業環境を充実させる必要がある社員が多い場合、一人当たり面積が広い方が快適な業務スペースを提供できます。

スペースごとの適切な面積

ワークスペースごとに適切な面積は異なります。また、広さと空間は密接に関係しており、ワークスペースの適切な面積を確保することは適切な空間を保つことになります。
適切なワークスペースは業務効率化だけではなく、休憩時のリフレッシュ効果促進にもつながるでしょう。
ここではオフィスレイアウトを検討する上で押さえておきたいポイントをスペース毎に解説します。

執務スペース

執務スペースとは、従業員が日常的な業務をこなすスペースです。
執務スペースにおけるワークスペースは利用するメインデスクを基準として設定しましょう。
たとえば営業職と技術職では利用するPCのサイズや置かれる書類の量が異なるため、必要とするワークスペースも変わってきます。一般的には以下のスペース感で設計されることが多いです。

会議室・ミーティングスペース

会議室は境界壁を作った完全独立型と、カーテンやパーテーションなどで仕切られただけの簡易型があります。完全独立型は会議内容の守秘やセキュリティ面で優れているとともに接客室としても利用できます。一方、設置コストの問題や数を多く設けられないなどの懸念点もあります。
たとえば頻繁にカジュアルなミーティングを行う企業であれは、簡易的なスペースを多く設ける方が便利かもしれません。簡易的な会議室は、オープンスペースを活用する形をとりやすいため、オフィス面積に限りがある企業でも比較的手軽に設けられます。

また会議スペースを設けるにあたりオフィス面積はもちろんですが、従業員数やミーティングの頻度なども考慮する必要があります。基本的には「現在の会議稼働率」から、利用人数を加味して必要数を考えられるとスムーズです。

稼働率については、「70%」を目安にしましょう。70%を超えると会議室がなかなか取れないといった問題に繋がりやすくなります。しかし低すぎてもあまりよくなく、稼働率が40%以下の場合「無駄なスペース」になってしまっている可能性が高いです。
基本的には稼働率を70%ほどに抑えることを目安に、必要数を設定しましょう。

受付・応接エリア

受付エリア(エントランス)は企業の顔となる場所です。来訪者を迎え入れる場所なので、企業イメージのPRになるようなコンセプトやデザイン空間の演出が必要になります。

応接エリアでは、訪問内容に応じたスペースが必要になります。来訪者数、対応する人数、来訪頻度などを考慮しましょう。

福利厚生スペース

オフィスはワークスペースだけではなく、従業員のストレスを軽減するような福利厚生スペースも充実させることが大切です。
福利厚生スペースは休憩室だけではなくコミュニティエリアやロッカールーム、食堂やカフェスペース、ワークアウトスペースなどが該当します。

福利厚生スペースを整備することで、従業員の就業満足度を高め、離職率の低下にもつながります。

収納関連エリア

オフィスには、業務を進めるための書類や備品、そして防災用品などを収納するためのスペースが必要になります。
収納エリアはスペースが限られているため、書類のペーパーレス化や社外倉庫の活用など、定期的な整理整頓を心掛けましょう。

ペーパーレス化は、フリーアドレス制にも影響します。荷物を自席に置くことができないためです。書類の整理やペーパーレス化など、荷物の削減に取り組む必要があります。
なかには最低限の荷物を保管できるロッカースペースを整備する企業も多いですが、極力個人の荷物を減らした状態でフリーアドレスを採用したほうが、快適性が向上します。

適正面積の算出方法と、スペースを確保するコツ

従業員の業務効率は適切なワークスペースの確保から始まります。ここでは適切な面積の算出方法とスペース確保のコツについて解説します。

適正面積の算出方法

一人当たりの適正面積を考える上で明確な指針を提示しているのは厚生労働省による「事務所衛生基準規則」です。これは気積・換気・温度など、オフィス環境の管理基準が設定されています。

(気積)
第二条 事業者は、労働者を常時就業させる室(以下「室」という。)の気積を、設備の占める容積及び床面から四メートルをこえる高さにある空間を除き、労働者一人について、十立方メートル以上としなければならない。
出典:事務所衛生基準規則|厚生労働省
https://www.mhlw.go.jp/web/t_doc?dataId=74089000&dataType=0&pageNo=1

ただ、この基準は最低限の気積(床面積×高さ)を10㎥と定めているだけの内容になります。

また、以前まで「一人当たりの面積×社員数」の計算式で、オフィスの必要面積を計算できました。
しかし、コロナ禍以降はテレワークなどの出社しない働き方も出始め、出社率も考慮した、より現実的な適正面積の算出が求められます。

<出社率を用いた計算式>

オフィス面積 = 在籍人数 × 出社率 × 席余裕率 × 1席当たりの面積

席余裕率とは出社する従業員1人に対する席数の割合です。この出社率を用いた計算式では、オフィスへの出社人数の減少を踏まえ、適正なオフィス面積の新たな計算方法です。

スペース確保のコツ

コスト的に面積をある程度抑えながらも満足のいくオフィスを作りたいといったニーズも多いでしょう。
限られた面積を有効に使うコツとして、ペーパーレス化やフリーアドレス制の導入、共用スペースの用途を増やすなどが一般的に考えられます。

テレワークが浸透している企業においては、ペーパーレス化とフリーアドレス制は比較的導入しやすいものと思われます。
とくにフリーアドレスはスペースの効率化に最適。オフィスで働く社員に合わせて席を算出するため、無駄な席がなくなります。

また会議室や応接室など普段特定の用途でしか使われないスペースを、他の用途でも利用可能にすることもおすすめ。もし限られた面積でカフェスペースやリフレッシュスペースを設けたいなら、休憩兼カジュアルなミーティングスペースとするのもひとつの手です。

これらの取り組みはもちろんですが、多様な働き方が増えた昨今においては、「オフィスに行きたくなる」という観点を踏まえて適正面積を考えたり、スペースを確保したりすることも重要です。

まとめ

多様な働き方とともにオフィスの一人当たりの適正面積の考え方は変わりつつあります。
それは執務スペースや動線だけではなく、収納や受付エリアなどのスペースも考慮しながら、最適な環境が求められています。
オフィス環境によっては従業員同士のコミュニケーションが活性化し、生産性の向上、業務コストの大幅な削減などが望めるでしょう。
あなたの会社がもしオフィス移転を計画中でしたら、それは大きな好機です。現在の働き方や従業員数を踏まえ、多角的な視点で進めてみてください。

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