オフィスのことを考える際に、重要なのが「オフィス家具」です。働き方改革を進める中で、どのようなオフィス家具が新しいオフィスに適しているか検討する企業が増えています。

そこで気になるのが、オフィス家具の調達方法。実は購入以外にも「リース」「レンタル」といった調達方法もあり、それぞれにメリットもあるのです。

購入するだけではない、オフィス家具の調達方法、「リース」と「レンタル」

オフィス家具と言えば、デスクや椅子、会議室用テーブル、ホワイトボード、共有スペースのソファ、ロッカーなど、多岐にわたります。昔は、シンプルなものでコストを抑えるという考えを持つ企業も多かったのですが、最近では雰囲気が変わってきています。

かつては限られたオフィススペースでどれだけの人が働けるかという「効率」が重視されましたが、最近はオフィス内に複数の要素を持つスペースを求めることも増え、執務するだけのオフィスは古い考えになりつつあります。その流れの中でオフィス家具への考え方も変化しているのです。またオフィスの引っ越しなどを機に、オフィス家具も見直すケースが珍しくありません。

そこで、気になるのが、オフィス家具の調達方法です。多くの企業は「オフィス家具は買うもの」と認識されているかもしれません。実は、「購入以外の選択肢」もあるのです。それが「リース」「レンタル」です。その違いは一般的には次のようになります。 

購入、リース、レンタル、それぞれのメリット、デメリットとは

オフィス家具調達の3つの手段、購入、リース、レンタルには、それぞれメリットとデメリットがあります。簡単にまとめると次のようになります。

◯メリット　■デメリット　－どちらとも言えない

コスト

まず、コスト面では、「初期費用が高い購入」と「初期費用はかからないが、毎月コストが発生するリース、レンタル」という違いが明白です。新たにオフィスを借りる、移転する場合などは、敷金や引っ越し費用をはじめ、他にも多くのコストがかさみます。それを踏まえて、リースやレンタルで一時的な出費を抑えるという活用方法もあるようです。

家具選定

「購入」「リース」は、自由にオフィス家具を選ぶことができます。新品でも中古でも対応可能です。リースの場合でも、リース会社が要望を聞いたうえでオフィス家具を仕入れて提供してくれるケースが多く、選択の自由度が高いのです。一方、「レンタル」の場合は中古品のケースが多く、在庫の中から家具を選ぶことになります。

交換・更新

「購入」の場合、オフィス家具の交換時期は自由に、自社の都合で決めることができます。売却することもできますが、売却できなかった場合は廃棄費用がかかることになります。

「リース」の場合は、契約期間が問題になります。契約期間の満了時であれば問題はないのですが、満了前の解約は違約金が発生します。多くの場合、残り契約期間分のリース料相当額を違約金として支払うことが多いようです。

「レンタル」の場合、多くの契約では、契約の解約、期間変更の自由度が高く、違約金などは発生しない内容になっています。リース、レンタルともに、契約解除時にはオフィス家具は返却することになります。

その他

「購入」「リース」「レンタル」、それぞれにメリット・デメリットがあり、会社の状況に応じてどれが最適なのかは変わってきます。ただし、レンタルはどうしても、中古品が多い、オフィス家具の選択肢が少ないといった点が大きなデメリットになり、敬遠されがちです。しかし、「レンタル」にも、「購入」「リース」にはない、大きなメリットがあります。

それは「契約の自由度の高さ」と「財務上、経費処理できる」ことの2つです。成長途上で比較的短期間でオフィスを移転する可能性がある企業、財務体質の改善に取り組んでいる企業などにとっては、この2つのメリットは見逃せない重要なポイントになるでしょう。

まとめ

働き方改革やオフィス改革の流れで、オフィス家具についても、企業によって捉え方が変わっています。「購入」が当たり前だった時代から、「リース」「レンタル」まで選択肢が広くなっていると言えるのです。

オフィスのあり方、デザインだけではなく、コスト、財務の面からもオフィス家具とその調達方法を改めて検討する価値があるのではないでしょうか。